في حال اضطررت إلى نقل أخبار سيئة تجنب هذه الأخطاء الخمسة

نشرت مجلة "سايكولوجي توداي" الأمريكية تقريرا، تطرقت فيه إلى الأخطاء الخمسة التي يجب تجنب الوقوع فيها في حال اضطر الشخص لأن ينقل أخبارا سيئة.

وقالت المجلة في تقريرها الذي ترجمته "عربي21"، إن الشخص يمر بمواقف صعبة يضطر فيها إلى نقل أخبار سيئة، على غرار إنهاء شراكة عمل أو طرد موظف من عمله. وفي محاولته لتهدئة الوضع والتخفيف من وقع الخبر على المتلقي، يرتكب ناقل الخبر بعض الأخطاء التي من شأنها أن تزيد الأمر سوءا.

وذكرت المجلة، أولا، أن الخوض في الأحاديث القصيرة والجانبية التي تمهّد للموضوع الأساسي، كالحديث عن الطقس يعد خطأ شائعا. في المقابل، تعتبر هذه الطريقة إهدارا لوقت الطرف المقابل، وتنم عن عدم احترام له. وقد يؤدي هذا النوع من الأحاديث إلى زيادة توقعات المتلقي إزاء ما تحاول أن تقوله.

لذلك، عوضا عن استخدام هذه الطريقة، حاول أن تستهل الموضوع بعبارات تشير إلى أن الخبر الذي ستنقله هو خبر سيئ. كما يمكنك استخدام عبارات من قبيل "يؤسفني أن أخبرك بهذا"، أو "لم أعثر على طريقة أسهل لإخبارك بهذا الأمر".

وأضافت المجلة، ثانيا، أنه من الخطأ محاولة التخفيف من وقع الخبر السيئ على المتلقي. فعند نقلك لخبر سيئ، تجنب أن تقدم مبررات تمزج بين الثناء والنقد في الآن ذاته. فعلى سبيل المثال، في حال كنت ترغب في تسريح موظف يعمل في شركتك، تجنب أن تمدحه وتثني على الجهود الرائعة التي يبذلها في عمله لتعلمه في نهاية المطاف أنك ستستغني عن خدماته.

كل ما ينبغي عليك القيام به في هذه الحالة هو أن تكون لطيفا وصريحا ومباشرا في الوقت ذاته. وعلى الرغم من أن قول "لقد ارتكبت الكثير من الأخطاء، بالتالي، لا يمكنك أن تستمر في العمل هنا بعد الآن"، قد يبدو أمرا صعبا، إلا أن هذه الطريقة تقدم للمتلقي تفسيرا واضحا حول أسباب طرده.

وشددت المجلة، ثالثا، على ضرورة اختيار الوقت والمكان المناسبين لنقل الأخبار السيئة. وعموما، ينبغي على ناقل الخبر أن يخصص الوقت الكافي حتى تتسنى له الإجابة عن الاستفسارات التي سيطلبها متلقي الخبر، ناهيك عن اختيار المكان المناسب لهذه المهمة. فضلا عن ذلك، تجنب نقل الأخبار السيئة عن طريق إرسال رسالة إلكترونية أو عبر مكالمة هاتفية، إذ إن ذلك ينم عن عدم احترام للطرف المقابل. لذلك، تحلى بالشجاعة لتواجهه وجها لوجه.

وأوردت المجلة، رابعا، أنه يجب على ناقل الخبر توقع شعور الطرف المقابل بالتعاطف والتفهم. فعلى الرغم من أنك قد تكون مجرد رسول ينقل خبرا مزعجا،إلا أنه تضطر إلى تحمل وطأة غضب متلقي الخبر. لذلك، لا تتوقع أن يظهر الطرف المقابل مشاعر التعاطف لكونك تحملت عبء نقل هذا الخبر السيئ. فمهما يكن شعورك بالانزعاج، فإنه لن يضاهي الوقع السيئ للخبر على مسامع الطرف المقابل.

من المحتمل أن يستغرق استيعاب الموضوع بعض الوقت. فكل ما ينبغي عليك القيام به في هذه الحالة هو توقع المشاعر التي قد يثيرها هذا الخبر بالنسبة الطرف المقابل، وتقبل ردة فعلهم. ولكن بطبيعة الحال، لا تسمح بأن يصل الأمر إلى حد الإساءة. 

وختمت المجلة قائمة هذه الأخطاء بالتركيز على أهمية الاستعداد مسبقا لنقل الخبر، إذ إن نقل الأخبار السيئة سيجعلك تشعر بالانزعاج والتوتر، وهذا ما قد يجعلك تنسى بعض النقاط المهمة حين تشرع في الخوض في الموضوع. لذلك، من المهم أن تستعد لهذا الأمر من خلال كتابة أهم النقاط التي يجب عليك الحديث عنها حتى لا تنساها.