أخطاء يجب عليك تجنبها عند حضور الاجتماعات

نشرت صحيفة "لوفيغارو" الفرنسية تقريرا تحدثت فيه عن بعض الأخطاء التي قد يقع فيها الموظفون عند حضورهم اجتماعات العمل، من بينها قطع الحديث، ومحاولة تجاوز الجميع للتعبير عن الرأي، أو إظهار عدم الاهتمام بالطرف الذي يلقي الخطاب.

وقالت الصحيفة، في هذا التقرير الذي ترجمته "عربي21"، إن الانتداب الحديث في مؤسسة ما يجعل الشخص جاهلا بطبيعة الأجواء العامة داخلها، أو بالتراتيب المعمول بها في اجتماعاتها. ولتجنب الوقوع في مواقف محرجة وعدم ارتكاب تجاوزات في العمل، قدمت المدربة نادين سياكا، التي تعمل في مجال الذكاء العاطفي، أبرز الأخطاء المرتكبة خلال الاجتماعات.

ونقلت الصحيفة عن نادين سياكا أن حضور الاجتماعات وعدم إظهار أي تفاعل إيجابي أمر غير منصوح به، فمن الأفضل تجنب حضور هذه الاجتماعات إن كان الشخص لا يدري ما هي الإضافة التي سيقدمها. وأضافت سياكا أنه من الأفضل أن يسأل الموظف عن سبب استدعائه لحضور الاجتماع، ثم يعد الأفكار والمشاريع والمقترحات المناسبة حتى يعترف به الآخرون كعنصر له قيمة مضافة.

وذكرت الصحيفة أن البعض قد يعمد إلى مقاطعة المتحدث أثناء حضوره للاجتماعات. وفي هذا الخصوص، قالت نادين إنه لا يحق لأي شخص مقاطعة المتحدثين أثناء الاجتماع إلا لمنظميه، بغرض تأكده من احترام الوقت المتاح للإجراء الاجتماع.

ورأت المدربة أن مقاطعة المخاطب أثناء الاجتماع فيها انتهاك لشخص المتحدث. كما لوحظ في الكثير من الأحيان تحدث البعض بالتوازي مع مديرهم في العمل. وفي هذا إشارة إلى قلة احترام الموظف للشخص المتحدث.

وأوردت الصحيفة قولا لنادين سياكا بينت فيه أن "كل ما يشير من قريب أو بعيد إلى أن الشخص قد أصابه القلق، فهو ممنوع في الاجتماعات، على غرار أن ينظر البعض إلى حواسيبهم، أو يستخدموا الهواتف لكتابة الرسائل. فكل هذه الأمور تزعج منظم الاجتماع لأنها تنطوي على رسالة سلبية مفادها أن ذلك الشخص لديه ما هو أهم مما يقوله منظم الاجتماع".

ونصحت المدربة باتباع بعض الإجراءات بدلا من اللجوء لهذا السلوك السلبي، مثل التواصل البصري مع المتحدث، والإيماء بالرأس لإظهار الدعم، والابتسام في حال حاول المتحدث أن يبرز حس الفكاهة لديه، فهذا يجعل منه حليفا للمتحدث عوض أن يجعل منه خصما له. أما من جهة المتحدث، فمن المهم أن يتواصل بصريا مع جميع الحضور حتى يشعرهم بأنه يخاطبهم جميعا دون استثناء.

وذكرت الصحيفة أن البعض قد يعبر عن موقفه في الوقت غير المناسب، فالمتحدث الأول في الاجتماع يكون له أسبقية التأثير مقارنة بالذي يتحدث في النهاية. وفي الواقع، تكون الأجواء في الثلاثين دقيقة التي تسبق انتهاء الاجتماع مملة، خاصة أن الوقت يمضي والجميع يرغب في الحديث قبل المغادرة. وتبرز هذه النقطة عندما يحمل الشخص موقفا ووجهة نظر مختلفة عن زملائه.

واستدلت المدربة بتجربة الفيلسوف الأمريكي، سلومون آش، التي تعود إلى خمسينيات القرن الماضي، حيث قام هذا العالم الاجتماعي بعقد اجتماع حضره بعض الطلبة، الذين طلب منهم تحديد الطول الحقيقي لمجموعة من الخطوط مقارنة بنماذج مشابهة. بناء على ذلك، قدم كل الطلبة المتفق معهم مسبقا إجابات خاطئة باستثناء طالب واحد، لم يكن على علم بالتجربة، لكنه خضع لتأثير المجموعة وأنكر نفسه وقدم إجابات خاطئة كما فعل الباقون.

كما أفادت الصحيفة بأن البعض يعتقد بأن قاعة الاجتماعات أشبه بحلبة ملاكمة. وفي هذا السياق، قالت المدربة نادين سياكا: "قد يكون لخسارة زميل أثناء الحوار تداعيات خطيرة في وقت لاحق، لذلك ينصح بتجنب الصدام المباشر، وطرح الأسئلة عليه أو تقديم اعتراضات دون التقليل من قيمته".

وفي هذه اللحظات، قد يكون من المهم التحلي بالإنصات الفعال من أجل إبراز الفهم الجيد لما قيل مع إمكانية صياغة الملاحظات بشكل جديد، ثم التعبير عن وجهة النظر الشخصية، وذلك ليؤكد الموظف للمتحدث أنه قد فهم المراد على نحو جيد.

وذكرت الصحيفة أن البعض عندما يوجه إليهم سؤالا ما ولا يعلمون إجابته، يلجؤون مباشرة لابتكار إجابة مبتذلة من أجل تجنب اللوم. وحيال هذا الشأن، أكدت المدربة أنه من الأفضل في مثل هذه الحالة التحلي بكلمة لا أدري، مع تقديم وعد بتوفير الإجابة في وقت لاحق، وبهذا تكون تداعيات هذه الإجابة أقل ضررا على مصداقية المتحدث.

وفي الختام، بينت الصحيفة أنه عند التعامل مع الرئيس أو المدير في العمل، من المهم أن يبرز الشخص أنه مسؤول وإن كان الطلب مستحيلا. ونصحت نادين سياكا بعدم ذكر العراقيل التي تخطر على البال مباشرة، ولكن من المهم أن يشعر الشخص مديره بأنه سيهتم بالموضوع ويوليه الاهتمام الذي يستحق.