طرق تساعدك على التعامل الفعال مع بريدك الإلكتروني

نشر موقع "بيزنس إنسايدر" الأمريكي تقريرا تحدث فيه عن الطرق التي من شأنها أن تساعدك على التعامل مع بريدك الإلكتروني بشكل فعال.

وقال الموقع، في تقريره الذي ترجمته "عربي21"، إنه وفقا لتحليل شركة "ماكينزي" يقضي المهنيون 28 بالمئة من يوم عملهم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والردّ عليها (أي ما يعادل 2.6 ساعة)، بمعدل 120 رسالة في اليوم بالنسبة لأغلب العاملين بدوام كامل في الولايات المتّحدة.

وذكر الموقع أن راهول فوهرا الرئيس التنفيذي ومؤسس "سوبرهيومن"، صمم تطبيقا يجعل تجربة الاشتراك في خدمة البريد الإلكتروني أسرع وأكثر انسيابية.

وتحظى شركة "سوبرهيومن" بشعبية كبيرة في وادي السيليكون، كما أنها تعمل مع مديرين تنفيذيين من شركات مثل "سلاك" و"سبوتيفاي" و"دروبوكس".

اقرأ أيضا: هذا ما سيواجهك إذا تعرض بريدك الإلكتروني للاختراق

يملك فوهرا شركتين في وادي السيليكون وكان يعمل على تحسين خدمات البريد الإلكتروني منذ سنة 2010، عندما أطلق تطبيق "رابوراتيف"، وهو إصدار سابق من "سوبرهيومن" اشترته لينكد إن سنة 2012. وخلال العمل في لينكد إن، لاحظ فوهرا أن العديد من المهنيين لا يقرؤون معظم رسائل البريد الإلكتروني لتوفير الوقت.

ولمعالجة ذلك، أطلق تطبيق "سوبرهيومن" في عام 2014، وكسب ما مجموعه 33 مليون دولار من تمويل تلقاه على أربع مراحل.

وأشارت مجلة "فوربس" سنة 2019 إلى أن هذا التطبيق ضاعف عدد مشاريعه أربع مرات وحقق إيرادات قدرها 20 مليون دولار.

تعلم اختصارات لوحة المفاتيح المخصّصة للبريد الإلكتروني

من الجيّد البحث في غوغل عن أكثر اختصارات البريد الإلكتروني استعمالا لأي تطبيق تستخدمه.

ويقول فوهرا: "أنت بحاجة إلى استخدام تطبيق بريد إلكتروني يضمّ اختصارات لوحة مفاتيح ذات مستوى عالمي".

وقد لا تحتوي التطبيقات المجانية على مجموعة كبيرة من الاختصارات، لكن معظمها تشمل طرقا لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني وأرشفتها وحذفها بسرعة.

فعلى سبيل المثال، تستطيع تشغيل اختصارات لوحة المفاتيح في إعدادات "جي ميل"، ومن ثمّ الضغط على زرّ "R" للرد على بريد إلكتروني وزرّ "F" لإعادة توجيه البريد الإلكتروني.

استخدم تذكيرا للمتابعة

بدلا من متابعة الرسائل الواردة من خلال مراجعة بريدك الإلكتروني، أكد فوهرا على ضرورة التحقق من وجود إعدادات التذكير في بريدك الإلكتروني واستخدامها لأنها ستوفر لك الكثير من الوقت. تحتوي معظم الخدمات المجانية على رمز مع خيارات متعددة، من "لاحقًا اليوم" إلى "اختيار التاريخ والوقت".

لا تستخدم مجلدات البريد الإلكتروني

يستغرق الأشخاص الذين يستخدمون المجلدات وقتا أطول للعثور على رسائل البريد الإلكتروني مقارنة بمن يعتمدون طريقة البحث العشوائي. ووفقا لدراسة أجرتها شركة "آي بي إم" شملت 345 شخصا، يهدر استخدام المجلدات قرابة 67 ساعة في السنة.

ونقل الموقع عن فوهرا أن استخدام الكلمات الرئيسية أكثر كفاءة وقابلية للبحث من المجلدات، مضيفا أن تعلم الاعتماد على البحث يمكن أن يوفر أكثر من ساعة من وقتك أسبوعيا.

اقرأ أيضا: بومبيو يتعهد بنشر رسائل هيلاري كلينتون بعد ضغط من ترامب

وفي حال كانت هناك مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي لن تستطيع إيجادها من خلال البحث بالكلمات الرئيسيّة، فتستطيع حينها تصنيفها أو إضافتها إلى مجلد محدّد.

أرشفة الرسائل بدلا من تسجيلها على أنها "غير مقروءة"

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني مهمة لكنك لا تملك الوقت الكافي للتحقق منها على الفور، ينصح فوهرا بعدم تسجيلها على أنها "غير مقروءة" وأرشفتها بدلا من ذلك، لأنك ستضطرّ في كل مرة تتحقق فيها من الرسائل الواردة في صندوق البريد الإلكتروني إلى وضع علامة "غير مقروءة" عليها من جديد، مما ينجر عنه إضاعة الوقت. قم ببساطة بأرشفة الرسائل واستبدل المهام المتعددة بمهمّة واحدة فقط.

احرص على تنظيف صندوق البريد الإلكتروني تماما كل يوم

حسب فوهرا، يجب تخصيص ساعتين أو ثلاث ساعات في نهاية اليوم أو ساعة واحدة في الصباح وساعة أخرى في المساء، للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتنظيفه بشكل تام، خاصة إذا كنت مديرا.

وأضاف فوهرا أن قراءة عنوان الرسالة بسرعة واتخاذ قرار بشأن إكمال قراءتها أو لا بناء على ذلك، قد يساعدك أيضا في تنظيف كامل البريد.

علاوة على ذلك، عليك تجنب رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تضمينك فيها مباشرة بل ضمن مجموعة من العناوين.

ركز على مهمة واحدة وأغلق صفحة البريد الإلكتروني

أشار الموقع إلى أنه يجب الاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني مرة أو مرتين يوميا لتعزيز الإنتاجية.

ووفقا لبحث أجرته جامعة كاليفورنيا في إيرفين، درست من خلاله سلوك 48 طالبا جامعيا، يحتاج كل منا قرابة 25 دقيقة فقط للعودة إلى المهمة الأصلية بعد الانقطاع عنها.

وفي هذا السياق، قال فوهرا: "إذا بدأت يومي بقراءة رسائل البريد الإلكتروني، وتلقيت 10 رسائل غير مرضية من أحد العملاء أو أي نوع من أنواع الإلهاء الأخرى، فسأظلّ مشتت التفكير لبقية اليوم".

ولذلك، لا تترك صفحة البريد الإلكتروني مفتوحة دائما وركز على مهامك اليومية واحدة تلو الأخرى، حيث أن "التركيز على شيء واحد هو مفتاح إنجاز أي شيء".